PRÉPARATION DES SÉJOURS

LES ÉTAPES D’UN SÉJOUR RÉUSSI …

PRISE DE CONTACT :
Par téléphone, par internet via notre site internet, ou par retour de formulaire, nous répondons à toutes les demandes !
Définition du projet, évaluation de la faisabilité de celui-ci, nous sommes là pour vous conseiller et vous apporter des éléments, pour construire ensemble votre projet.

RÉDACTION DE VOTRE DEVIS :
Après l’étude de vos attentes et envies, nous vous envoyons par mail, une proposition personnalisée en fonction de votre effectif et de votre ville de départ. Nous déterminons ensemble une date possible pour la réalisation de ce séjour et réajustons, si nécessaire, votre projet.

SIGNATURE DE LA CONVENTION :
Nous vous faisons parvenir un dossier complet comprenant, votre convention, votre programme détaillé, une présentation de votre lieu d’hébergement avec photos, les factures Proforma des acomptes à verser, les documents complémentaires à nous retourner au minimum 45 jours avant votre départ (liste nominative, lieu de prise en charge, régimes alimentaires spécifiques).

LA RÉSERVATION :
Après le retour de votre convention signée, nous confirmons toutes vos réservations auprès des prestataires. Nous vous renvoyons également tous les documents nécessaires (agréments du centre d’hébergement, du transporteur, brevets d’état des personnes encadrantes pour certaines activités…) pour confectionner votre dossier à remettre à votre inspection académique. Sur simple demande, nous vous envoyons une documentation pédagogique des différentes visites et activités que vous réaliserez pendant votre séjour.

PRÉPARATION DE VOTRE SÉJOUR :
À la suite de votre envoi des documents complémentaires, au minimum 45 jours avant votre départ (liste nominative, régimes alimentaires spécifiques), nous envoyons tous ces éléments à votre centre d’hébergement, qui nous fournira alors la liste des chambres attribuées à votre groupe lors de votre séjour. Dès que nous sommes en possession de celle-ci nous vous la faisons parvenir par mail, afin que vous puissiez vous organiser avec vos élèves au plus tôt.

Pour garder le contact

5sur5sejour.com

est une plateforme sécurisée de photos, vidéos, messages audios, qui permet également la localisation, dédiée aux séjours scolaires et extra-scolaires, en France ou à l’étranger. Une plateforme simple et intuitive dont l’accès est gratuit pour l’Accompagnateur(trice) ! Au cours du séjour, il/elle y dépose des photos, des vidéos ou/et des messages audios.

Objectif 5/5 : Renforcer les liens et la communication entre parents, enfants et accompagnateurs(trices).

Pour les Parents, une plateforme rassurante et un outil de création pour des tirages de qualité. Grâce à une connexion sécurisée, ils peuvent consulter les photos, écouter les messages audios laissés par l’accompagnateur(trice), localiser le séjour et commander des tirages et des albums.

Objectif 5/5 : Les rassurer pendant le séjour, et ensuite leur permettre de garder un beau souvenir, et même de le partager.

LE CARNET DE VOYAGE :
Nous rassemblons toutes les informations nécessaires au bon déroulement de votre séjour, dans un carnet envoyé par mail, que nous vous faisons parvenir avant votre séjour (un exemplaire imprimé et relié peut vous être adressé par voie postale sur simple demande). Vous pourrez ainsi retrouver dans celui-ci, les plans des différents sites, les préconisations des prestataires, les lieux de pique-niques réservés aux groupes, un récapitulatif des éléments liés à votre hébergement mais surtout vos bons d’échanges à remettre à votre arrivée, aux différents sites et activités de votre séjour.

LE DÉPART :
Nous vous communiquons la semaine qui précède les coordonnées de votre conducteur, et vérifions ensemble que tout est en ordre.

PENDANT LE SÉJOUR :
Vous pourrez contacter une personne d’ATR en cas de nécessité (24 h/24 et 7 jours/7). Pour certains voyages à l’étranger, notamment pour les hébergements en famille, un contact local sera présent et à votre écoute en permanence. Un serveur téléphonique sera mis en place afin que d’un seul coup de téléphone vous puissiez rassurer et informer tous les parents. Vous donnez ainsi des nouvelles chaque jour, quelle que soit votre destination en France ou à l’étranger !

BILAN DU SÉJOUR :
N’oubliez pas de nous renvoyer votre fiche d’appréciation, elle nous sera d’une grande aide pour l’amélioration de nos séjours. Toute l’équipe d’ATR reste à votre entière disposition pour tout futur projet.

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